Ringi-sho: toma de decisiones y búsqueda de compromisos

La transformación lean de una organización siempre requiere de un alto nivel de compromiso por el cambio cultural implicado y lo poco conocimiento existente en la empresa en dicho momento de decisión de transformación. A lo largo del periodo de implementación varios obstáculos se presentan y uno de ellos, el más significativo es el consenso de todos los involucrados sobre la acción a tomar y el resultado esperado. Es decir que durante varios años, (ya que la transformación no sucede de un día a otro, es un viaje largo), se enfrentará a resistencias, a desacuerdos, a negación, y demás actitudes que impactaran  grandemente sobre el tiempo mismo, y sobre los resultados a lograr.

Ante esta realidad que se puede hacer? Que debemos hacer? Existe algún sistema o algún antecedente exitoso de como tratar la situación? Que hacen en Toyota? Que hacen en Japón en general? Si tienen una metodología podemos aplicarla a nuestra realidad? Debemos adoptarla aún con cierta modificación  para que funcione en nuestro mundo?

Los Japoneses (no solo Toyota, sino hasta la administracion publica quien inicio el sistema) tratan esta situación con un proceso denominado RINGI-SHO. Los kanjis son:

1- Rin: significa "someter una propuesta al supervisor inmediato buscando aprobación"
2- gi: es "deliberación y decisión"
3- sho:  significa entre otros "volar"
Traducción literal sería: circular en niveles jerárquicos de bajo a alto (volar) propuesta para deliberación y decisión buscando aprobación por consenso.

Ringi-sho (o ringisho) es un documento que se usa para el proceso de toma de decisiones en Japón.  El documento es generado por quien tiene la propuesta pero debe circular a todos los niveles de supervisión inmediata hasta el nivel más alto de la delegación de autoridad para el tema bajo aprobación. Esta aprobación compromete al individuo aceptando la propuesta, y este compromiso se hace notar con su HANKO en el documento. Hanko es su firma en formato de kanji en un sello pequeñito a menudo redondo. Todos los adultos japoneses tienen un hanko y su uso tiene fuerza legal. El acuerdo o compromiso con el ringisho presenta el hanko como se lee, mientras el desacuerdo lo presenta inverso, y una posición neutra lo presenta de lado. Cuando hay desacuerdos, el originador debe modificar su propuesta y someter nuevamente.

Entre paréntesis de este proceso se deriva el famoso proceso legal que conocemos como el inicializar cada hoja de un contrato o asamblea por todas la partes involucradas. Es similar a poner nuestro hanko en cada hoja. Y por ello tenemos tendencia a respetar nuestros compromisos con los contratos. Y cuando todas la partes están conscientes de que no se cumplirá tal como elaborado, se hace una addendum. Similar entonces a la modificación y re-sometimiento mencionado arriba.

Entonces cual es la gran diferencia entre el Ringisho y lo que hacemos. Primero solo lo usamos en asuntos legales, cuando deberíamos buscar igual nivel de compromisos con la transformación lean. Segundo el documento es muy diferente y el proceso lo es también.

E ringisho en la manufactura debe presentar una descripción del problema actual, una explicación de la acción propuesta, y una análisis de costo y beneficios, con a menudo un cronograma de los hitos. En poca palabra se presenta un A3 de lean manufacturing (ver A3 en nuestro foro) Luego se busca el consenso de todos los niveles superiores involucrados y esto es el proceso de Nemawashi. (Ver nemawashi en nuestro foro).

Para una transformación completa,  o una implementación de un proyecto, y hasta una simple aplicación de herramientas sueltas para soluciones de problemas puntuales recomendaríamos el uso de la triple combinación Ringisho, A3, y Nemawashi  para la búsqueda del compromiso e involucramiento de todos y así garantizar la ejecución al mismo tiempo que se elimine los obstáculos culturales.

Las palabras Ringisho, A3, Nemawashi, y eventos kaizen o kaikaku deben ser estrechamente relacionadas.  Es una secuencia lógica de una implementación efectiva.