Como desarrollar una kata de mejora: 10 preguntas de Improvement Kata y su enlace con las fases DSSAE.

Antes de leer este tema, si no sabes que es una Kata en lean, recomendamos leer el tema anterior de este foro en el enlace siguiente:

https://qtclean.forosactivos.net/t143-kata-management

Aquí van 10 preguntas de "Kata de mejora"
1- donde estamos ahora?
2- que tratamos de lograr?
3- cuales son los obstáculos actuales?
3.1- cual esta atacando ahora?
3.1.1- que esperaba?
3.1.2- que logramos realmente?
3.1.3- que aprendimos?
4- cual es el próximo paso?
4.1- cuales son las nuevas expectativas
5- cuando se podrán ver los resultados y las nuevas lecciones ?

En los siguiente establecemos las relaciones entre la kata de mejora con las fases de nuestra metodología DSSAE (diagnóstico, estabilidad, estrategia, acción, evaluación) en Quantum TC y con herramientas aplicables o más relacionadas.

1- Donde estamos ahora?
Esta pregunta resume todo el propósito de una fase de diagnóstico, con dos herramientas fundamentales que serían el yamazumi y todos los conceptos asociados, y los diagnósticos culturales. Varias otras herramientas asegundarías tales como una evaluación de los desperdicios etc. ayudarán a definir la posición actual como repuesta a la pregunta una del Kata.

2- Que tratamos de lograr?
El alcance de esta pregunta es el mismo concepto del Shibumi. Es la visión lean de la organización, y como visión al fin, correspondería la fase de estrategia lean. Una herramienta perfecta para la definición de esta visión y por ende la repuesta a la pregunta sería el SIPOC en su aplicación idealista. Otras herramientas importantes en un segundo plano son los QFD.

3- Cuales son los obstáculos actuales para llegar?
Esto es en pleno la fase de estabilidad, puesto que tratamos en dicha fase de estabilizar los procesos, es decir volver a tener el control y crearnos un camino entre los obstáculos. Aunque usado mas bien en una fase de diagnóstico la herramienta ideal para la repuesta a esta pregunta es el mapa de flujo de valor VSM en su estado actual. Por igual existen una serie de otras herramientas tales como los mapas de procesos con insumos codificados que nos permitirán ver los obstáculos que se presentan

3.1- Cual o Cuales esta atacando ahora? (Cual fue su último paso?)
Esta sub pregunta principal es para orientarte si estas haciendo algo o aterrizar te si no estas haciendo nada. En el primer caso pues se trata del anterior ciclo de mejoramiento DSSAE que acabas de terminar y su posicionamiento estratégico lean actual resultante es realmente lo que tu acabas de atacar. Entonces esta sub pregunta principal tendrá a su vez una serie de otras sub preguntas para enmarcar correctamente la acción tomada. Estas son:

3.1.1- que esperaba?
El posicionamiento lean (LBPR) visualizado anteriormente asumiendo que por lo menos esto es su segundo ciclo DSSAE.

3.1.2- Que paso realmente o que lograste?
El posicionamiento lean actual después de su ciclo de transformación DSSAE.

3.1.3- Que aprendiste?
One point lesson, A3 etc.

4- Cual es entonces el próximo paso?
Esto es una combination de dos fases, la de estrategia y la de acción, con herramientas clave como el VSM en su estado futuro que definirá realmente los EVENTOS KAIZEN a hacer como próximos pasos a tomar para realizar este futuro y acercarse del SIPOC ideal que es lo que tratamos de lograr (pregunta 2). También la ejecución de las acciones preventivas de un FMEA a raíz de los críticos del mapa de proceso (pregunta 3) serán partes del próximo paso.

4.1- Cuales son las nuevas expectativas con el nuevo paso?
Esto es la fase de estrategia donde con el LBPR o análisis de posicionamiento lean se define el próximo ciclo y se formula en una misión lean el nuevo estado a alcanzar. Es de gran importancia entender que este ejercicio que a menudo se descuida, o no se hace, es vital para su Improvement Kata. Diría que es lo más importante, sin embargo hemos visto decenas de proyectos lean que en su fase final no presentan un plan de mejora futura y por ende una sostenibilidad de los esfuerzos logrados. Dedicaremos todo otro tema sobre este importante paso y su importancia en determinar nuestra zona de predicción y la frontera del alcance de nuestra visión creando más allá de esta frontera una zona de incertidumbre

5- Cuando podremos ver los resultados y las lecciones aprendidas de este nuevo paso a tomar?
Esta importante pregunta debe estar contestada en la misma fase de evaluación completando la con un cronograma de trabajo a través de un WBS Work breakdown structure (estructura de desglose del trabajo), o un TIP, tactical implementation plan (plan táctica de implementación), o una gráfica Gantt de Microsoft Project.

La práctica repetitiva de acciones de mejora cada vez encontrando y venciendo obstáculos nuevos, es lo que desarrolla la kata relacionando su verdadera definición de arte marcial con su propósito en lean manufacturing: adquirir habilidades predictivas para navegar (defenderse y vencer) entre obstáculos administrativos y técnicos. La práctica repetitiva o de PDCA como se promueve en general o de DSSAE para organizaciones con culturas muy tradicionales y hasta antiguas es lo que le ayudará a desarrollar su kata y transformar su organización.