Como reducir inventario (usando six sigma)?

Inventario es nuestro cáncer en lean manufacturing. Inventario aún considerado como activo en los estados financieros ha sido siempre objeto de considerables discusiones cuando se trata de reducción de costo.  A continuación explicamos algunas vías de reducción de inventario con criterios para no incurrir en faltantes y aumentar los riesgos de paro de la producción.

1- Método del tiempo de entrega de proveedores.

a) de sus datos históricos realicen una gráfica de control tipo IM-R y dividen el tiempo medio de entrega en 3 tipos:
i- el tiempo de procesamiento, que es el tiempo desde la generación de la necesidad hasta el envió de la orden;
ii- el tiempo de fabricación, que es el tiempo desde la recepción de la orden por el proveedor hasta la colocación del material en su medio de transporte;
iii- y el tiempo de tránsito que es el tiempo de transporte desde el proveedor hasta su planta

b) observe la variación del tiempo de entrega en la gráfica de control pero en particular la gráfica de rango y trate de entender la variación en el rango. Recuerde que la gráfica de rango representa el rango entre una entrega y la próxima. Normalmente no debe presentar muchas variaciones puesto que esto es señal de inestabilidad de uno de los tres componentes y por allí se debe empezar.

c)  identificar el componente motor de la variación de rangos. Esto es el primero a mejorar. Manteniendo este componente estable implica a su vez una mayor estabilidad de tiempo de entrega y por ende mayor capacidad de planificación del inventario que resulta en oportunidades de reducción.

En otras palabras manteniendo los proveedores estable en la entrega favorece la reducción tanto del tiempo de entrega en si como del inventario. Doble efecto muy positivo.

2- Método de rotación cero y/o muy baja.

a) obtenga datos históricos de inventario por partes desde 18 meses o más atrás.  

b) calcule la rotación por parte durante el periodo considerado y realice un histograma de la distribución de rotaciones.  Obtenga las estadísticas descriptivas de dicha distribución: media, desviación estándar, cuartiles, skewness (asimetría) y curtosis.  Un skewness o sesgo muy negativo significa que tienen partes con muy poca o hasta cero rotación en comparación al comportamiento del inventario de su empresa.  

c) Reducir hasta el punto de cero riesgo el inventario de todas las partes con muy baja rotación, es decir toda rotación a más de dos sigma o dos desviaciones estándares de la media, y definitivamente pasar a gastos todos los de cero rotación ya que más probable están compuestos de partes obsoletos y/o vencidos. Pueden encontrar dificultades u oposición gerencial en pasar a gastos este inventario. Pero a lo largo habrá que hacerlo porque solamente puede crecer y provocar más costos de manejo, de estación, de overhead etc.

3- Método del tamaño de lote.

El tamaño de lote tanto de materia prima como de órdenes de producción tiene gran impacto sobre el inventario. Mientras más grandes sus órdenes típicos de producción mayor inventario requiere en almacén y mientras más alto el lote mínimo que exige su proveedor mayor será su inventario perpetuo. La combinación de los dos es aún más critica para el costo.

a) construyen una tabla del tamaño de las órdenes típicas de producción para los productos de alto y mediano volumen.

b) por producto revise o analice la capacidad de repuesta de la producción, es decir el tiempo medio de fabricación.  Por ello requiere el tiempo de ciclo de cada proceso, el tiempo de configuración (setup time), y el tiempo disponible de la maquinaria (uptime). Un análisis comparativo permitirá ver si es conveniente o no órdenes más pequeños pero más frecuentes. Si es posible pues ejecute. Esto bajara su promesa de entrega  (lead time) a su cliente y como consecuencia su inventario. Si no es posible debe mejorar uno o más de las condiciones detractores de flujo que mencionamos. SMD, TPM. standard Work son unas de las soluciones a adoptar antes de reducir el inventario por esta vía.


c) revise los tamaños de lote impuestos por su proveedor y su formato de presentación o empaque. Por ejemplo un material viene en rollo de 5000 y su proveedor de acepta órdenes de menos de 2 rollos, mientras que su orden interna típica de producción donde se usa este material es de 1000.  Significa que para fabricar 1000 usted sacara del almacén 5000 (el rollo) y su ERP llega automáticamente al punto de reorden y pide 10,000 más al final termina con 15,000 en el almacén más 4000 restantes en WIP.  Debe trabajar con el proveedor y si no es posible puede hacer lotes más pequeños "in house" y/o tener un sistema de devolución de WIP al almacén o una forma para el ERP tome en cuenta el inventario en proceso, a fin de evitar la colocación prematura de órdenes de compra.

4- Método de estandarización.

Al igual que el método 3,  este método es de doble vía: productos terminados y materia prima. Primero productos terminados:

a) obtenga la demanda histórica de todos los productos desde un año, dos años, tres años o más hacia atrás (hasta donde hace sentido en su empresa) y divida los productos en A, B, y C acorde a la demanda.

b) de un punto de vista de ingeniería cuales son los productos C que realmente son derivados de B o A, y los productos B que son derivados de A. Lo que se busca es establecer un sistema de reposición donde se fabrica parcialmente A y se deja en un kanban para terminar luego en B o C según el halado de la demanda. Igual de B a C. En pocas palabras se busca el punto estándar común entre los volumen alto y los bajo. Esto es una garantía que baje el inventario de productos terminados en su centro de distribución considerablemente.

Para materia prima es ligeramente más complejo:

c)  obtenga un listado de materia prima con uso en más de un producto.

d)  obtenga la demanda de los productos terminados de cada una de las materias prima. Y preguntarse que nivel de inventario se lleva de la materia prima por producto? Es decir es su inventario un múltiple de la demanda del producto terminado?

e) aplicar el teorema de Bayes para reducir el inventario. El teorema de Bayes es sobre la probabilidad de X dado Y y la probabilidad de Y dado X. Es decir cual es la probabilidad de que piden Y cuando piden X y Vice versa así como la de pedir simultáneamente X y Y.  Estos cálculos permitirán establecer nuevos niveles sin riesgo de todas las materias prima comunes a más de un producto.

f) el otro sistema es de practicar diseño de experimentos con un material b en sustitución al material a, porque:

i- b ya se usa en otros productos y poder usarlo también en este producto permitirá estandarizar aplicando el teorema de Bayes para la reducción,
ii- b cuesta menos y puede desempeñarse igual. En este sentido un Surface o contour plot al finalizar su DOE será necesario
iii- b viene en lotes y presentaciones más pequeños y flexibles que a.

Independientemente a la razón si el DOE arroja resultados positivos, pues tendrá otra manera más de reducir inventario.

5- Método combinado.

Se trata de dos o más, hasta todos, de los métodos descritos.  

En resumen, a menudo se inicia actividades de reducción de inventario y se logra el propósito. Sin embargo en el tiempo la reducción no fue sostenible o género paros considerables en la manufactura y el inventario vuelve a crecer quizás hasta más ahora para prevenir. La falta de sostenibilidad viene simplemente de la falta de criterios en los análisis previos a la reducción. Estos métodos propuestos garantiza una mayor longevidad y robustez hasta permanencia de su reducción de inventario.