Como hacer un mapa de proceso

Primero hay que decir que mucha gente confunden mapa de procesos con diagrama de flujo. Este ultimo es simplemente un paso en la realización del mapa. Recomendamos los diferentes pasos para "mapear" un proceso

1.Definir el alcance del mapa de proceso. Donde inicia su mapa y hasta donde finaliza el mapa. Esto es importante para ayudar a enfocar los relevantes del mapa. Por ejemplo si se trata del proceso de despertarse para ir al trabajo, no hacemos nada mencionando el ajuste de la alarma del despertador. El proceso inicia cuando usted abre los ojos. Se trata de despertarse para ir al trabajo.

2.Definir el producto meta del proceso bajo estudio. En el ejemplo anterior el producto meta seria llegar al trabajo. El producto meta de un proceso es lo que principalmente busca realizar, fabricar, hacer el proceso.

3.Realizar el diagrama de flujo desde el punto de inico hasta la finalización de acuerdo con el alcance definido. Es preferible si es un flujograma funcionalizado. Este diagrama debe ser lo mas detallado posible para reflejar todas las actividades que se integran hacia la realización del producto de este proceso.

4.Dividir el diagrama de flujo en etapas. Este es un paso fundamental y critico para la calidad y el proposito del mapa. En este paso se trata de agrupar las actividades similares (no necesariamente secuenciales) bajo una misma estapa. Por ejemplo en nuestro proceso de despertarse para ir al trabajo, las actividades de cepillarse, ducharse, peinarse, vestirse y maquillarse para algunas, del flujograma, podrían ser agrupadas bajo una etapa de "aseo", sin importar que para algunos por ejemplo podría haber una actividad de poner el cafe entre cepillarse y ducharse. De ahí lo "no necesariamente secuencial" mencionado antes.

5.Luego de definir las etapas, y con la definición del producto meta del proceso completo en mente, se debe señalar los subproductos (por lo menos uno) de cada etapa. Por ejemplo en nuestro caso anterior el subproducto de aseo seria: persona vestida.

6.El paso anterior ayuda en lo siguiente a definir todas las entradas por etapa y de cada etapa del proceso. Es recomendable usar las 6M como guía para asegurarse de que no se le haya olvidado incluir un insumo de una etapa. También esto es fundamental y critico para la calidad de su mapa, ya que de ellos dependen los últimos dos pasos. En el ejemplo de aseo unas de las entradas serian el cepillo de dientes, la pasta, el agua, el jabón, la ropa de vestir etc...

7.Ahora hay que codificar cada una de estas entradas. Nosotros usamos la codificación siguiente: critico X - estándar S - controlable C - noise N - restricciones TOC - material peligroso H. Se debe entender el significado de cada uno de estos términos con fines de su propia selección. También es importante entender que una entrada puede tener mas de un código, y que por sentido común hay códigos que no pueden ir juntos. En aseo la ropa de vestir es controlable y según donde usted labora puede también ser TOC.

8.Por ultimo todos los códigos X y TOC si son por definición críticos y restrictivos implican modos potenciales de falla. Como tal el ultimo paso del mapa de proceso es analizar los X y los TOC en un FMEA, failure mode effect analysis, también conocida en español como AMFE analisis modal de falla y efecto.