Como aplicar el concepto de los 8 desperdicios en administración. Lean Office.

Como aplicar los 8 desperdicios de lean en la oficina. Lean office. 

Existe una gran debilidad en las personas en general aprendiendo lean ya que la mayoría de los manuales y libros tratan de entornos de producción en su sentido de fabricación, y poco, casi nada de su aplicación en procesos administrativos lo que llamamos lean office. La debilidad es en el poder de relacionar conceptos de manufactura esbelta a conceptos de oficina esbelta. Para remediar a esta incomprensión el primer paso es de poder relacionar los 8 desperdicios de la manufactura a sus respectivos aspectos e impactos en el entorno administrativo. 

Aquí una guía que podrán ir completando con el entendimiento de que se busca en lean office.

1- Defectos: errores de digitacion, errores de precio, archivos o registros perdidos, información incorrecta en un documento, virus en un archivo electrónico, archivo electrónico corrupto (no abre) et
2- Sobreproducción: impresión de papel (informes) antes de su fecha requerida, informes   que nadie lee (no le importan, pero usted lo envía), copia de correos electrónicos a un listado grande sin necesidad, Correos muy largos con un tema sencillo, enviar correo a la persona sentada al lado, fotocopias extras, etc.
3- Espera: downtime (no disponibilidad) del sistema de computo, tiempo de repuesta del ordenador, tiempo de contesta de llamadas telefónicas, espera por aprobación de documentos,  espera por instrucciones, interrupciones en el trabajo independientemente de su origen y razon, etc. 
4-  sobre procesamiento: redigitacion de datos, Múltiples niveles de revisión de un documento, múltiple firmas en documento no financieros, 
5- inventario: suministros de oficina, exceso de archivos guardados en la computadora (archivos que no abren casi nunca y que no hay que tener por ley), el mismo informe impreso y electrónico, software no necesario en este puesto organizacional, periodo de retención de documento obsoleto, etc.
6- movimiento: fax, fotocopiadora e impresora ubicada lejo del puesto de trabajo, sistema de archivo físico inefectivo, pobre clasificación e organización (pobre 5s)
7- transporte: exceso de anexos en los correos electrónicos, layout pobre de la oficina, mensajería interna, 
8- potencial humano subutilizado:  falta de delegación y/o empoderamiento, personal en puestos equivocados (mala selección y reclutamiento), carencia de aplicaciones de negocios (business tools), carencia de promociones organizacionales, etc. 

Un buen entendimiento de los desperdicios administrativos y de la aplicabilidad del mapa de flujo de valor VSM en procesos administrativos (ver tema de lean banking  
https://qtclean.forosactivos.net/t63-lean-banking-aplicacion-de-vsm-en-cola-de-espera-de-bancos
permitirá desarrollar todos los proyectos de lean office y obtener resultados proporcionales en ahorros en la administración.

Es importante destacar la importancia de Lean en los procesos administrativos, en ocasiones he escuchado a administrativos darle un enfoque a Lean solo de producción en su sentido de fabricación, como usted citaba anteriormente respecto a la mayoría de libros y manuales.

Socializando el tema con varias fuentes, llegué a varias conclusiones, que al final son generales para cualquier proceso, lo que me confirma que Lean se aplica a todo:

Eliminando despilfarro y dedicándonos a la creación de valor agregado (aquello que verdaderamente demanda el Cliente) conseguimos incrementar la productividad, la cual es importante en los procesos administrativos porque el ser productivo es ser competitivo.

El resultado de nuestro trabajo va dirigido al cliente, y para el tienen valor en nuestro proceso aquellas operaciones que contribuyen directamente a crear ese producto o servicio que el espera. Todo lo demás es despilfarro, y como tal debe ser eliminado o como poco reducido.

Los procesos administrativos pueden llegar a proporcionar al cliente información, capacidad de decisión sobre temas importantes (como es qué quieren y qué no quieren).

El cliente sólo paga por el valor, las actividades administrativas generan valor y el cliente paga con su tiempo, su información, su atención y finalmente su dinero.

Como bien usted nos dijo es adaptar Lean a nuestros procesos, involucrarnos y vivir lean al punto que todo lo que vemos, tocamos o pensamos lo basamos en las mejoras continuas. Considero excelente este tema de Lean Office y haciendo un ejercicio mental, visto desde el punto de vista que usted plantea en una oficina que tenga estos 8 desperdicios y que su proceso este enfocado en el servicio al cliente se reduciría el Lead Time y por ende tendríamos clientes mas satisfechos con la aplicación de las herramientas que correspondan.

Eventualmente nos quejamos, aunque hemos tenidos algunas mejoras, cuando asistimos por un servicio a oficinas publicas que algunas podrían ser oportunidades de mejoras conforme a los 8 desperdicios, son casos evidentes que deberíamos como usuarios y bebes lean fomentar en las instituciones.

EAPaganE,
Me gusta bastante tu ultima frase sobre la secuencia y diferentes formas de pago del cliente de servicio. Precisas que paga con su tiempo, su atención y finalmente su dinero. Esto es muy cierto y lleva a un tema famoso que es un valor fuerte del sistema Toyota. Se trata de RESPECTO PARA LA GENTE, en ingles Respect for people como mas bien conocido. En servicio, por ejemplo una llamada a servicio al cliente donde el operador lo pone en espera y dura 10 minutos antes de volver a la linea es una falta de respecto donde en realidad su tiempo vale dinero y lo que acaba de pasar es que en búsqueda de una solución pues acaba de aumentarse el costo del servicio o producto que usted procuro anteriormente. Este aumento de costo es equivalente a los 10 minutos de espera multiplicado por lo que usted cobra por hora en su trabajo normal. Ademas que si la llamada fue marcada de un celular pues se consumieron 10 minutos y tienen un costo adicional. Se debe respetar el tiempo del cliente. Ciertamente no nos paga únicamente con dinero.

Belkis y también EAPaganE,

Pronto subiré un tema nuevo sobre una experiencia personal vivida en una oficina publica hace como un mes. Esto ilustrara tu punto sobre las oportunidades de mejora Lean en la administración publica e ilustrara también el concepto de tiempo y espera en servicios, ademas de muchos otros desperdicios generados por procesos mal definidos, layout mal hecho etc. Llamare el tema "Lean office: un proceso administrativo no muy lean en una institución gubernamental "

Buen día,
Soy nueva por aquí, estoy por implementar Lean Office en mi trabajo, dando primero algunos cursos sobre esta metodología y sus herramientas, sin embargo estoy un poco detenida ya que no encuentro que ejercicios o ejemplos prácticos poner para que el curso sea más dinámico y puedan entender mejor el tema, ya que esto es totalmente nuevo para el lugar donde trabajo. no se si puedan ayudarme, gracias!

fatima1188 escribió:Buen día,
Soy nueva por aquí, estoy por implementar Lean Office en mi trabajo, dando primero algunos cursos sobre esta metodología y sus herramientas, sin embargo estoy un poco detenida ya que no encuentro que ejercicios o ejemplos prácticos poner para que el curso sea más dinámico y puedan entender mejor el tema, ya que esto es totalmente nuevo para el lugar donde trabajo. no se si puedan ayudarme, gracias!

Saludos

Los temas de Lean son amplios. Los ejercicios o ejemplos prácticos dependerán del tema que estas tratando en el momento. Si buscas dinamismo y total comprensión y aceptación de los conceptos pues te recomendaría mejor buscar algunas simulaciones básicas donde los participantes podrán interactuar en vivo con los conceptos al vez de ejercicios prácticos en una pantalla.