Como aplicar los 8 desperdicios de lean en la oficina. Lean office.
Existe una gran debilidad en las personas en general aprendiendo lean ya que la mayoría de los manuales y libros tratan de entornos de producción en su sentido de fabricación, y poco, casi nada de su aplicación en procesos administrativos lo que llamamos lean office. La debilidad es en el poder de relacionar conceptos de manufactura esbelta a conceptos de oficina esbelta. Para remediar a esta incomprensión el primer paso es de poder relacionar los 8 desperdicios de la manufactura a sus respectivos aspectos e impactos en el entorno administrativo.
Aquí una guía que podrán ir completando con el entendimiento de que se busca en lean office.
1- Defectos: errores de digitacion, errores de precio, archivos o registros perdidos, información incorrecta en un documento, virus en un archivo electrónico, archivo electrónico corrupto (no abre) et
2- Sobreproducción: impresión de papel (informes) antes de su fecha requerida, informes que nadie lee (no le importan, pero usted lo envía), copia de correos electrónicos a un listado grande sin necesidad, Correos muy largos con un tema sencillo, enviar correo a la persona sentada al lado, fotocopias extras, etc.
3- Espera: downtime (no disponibilidad) del sistema de computo, tiempo de repuesta del ordenador, tiempo de contesta de llamadas telefónicas, espera por aprobación de documentos, espera por instrucciones, interrupciones en el trabajo independientemente de su origen y razon, etc.
4- sobre procesamiento: redigitacion de datos, Múltiples niveles de revisión de un documento, múltiple firmas en documento no financieros,
5- inventario: suministros de oficina, exceso de archivos guardados en la computadora (archivos que no abren casi nunca y que no hay que tener por ley), el mismo informe impreso y electrónico, software no necesario en este puesto organizacional, periodo de retención de documento obsoleto, etc.
6- movimiento: fax, fotocopiadora e impresora ubicada lejo del puesto de trabajo, sistema de archivo físico inefectivo, pobre clasificación e organización (pobre 5s)
7- transporte: exceso de anexos en los correos electrónicos, layout pobre de la oficina, mensajería interna,
8- potencial humano subutilizado: falta de delegación y/o empoderamiento, personal en puestos equivocados (mala selección y reclutamiento), carencia de aplicaciones de negocios (business tools), carencia de promociones organizacionales, etc.
Un buen entendimiento de los desperdicios administrativos y de la aplicabilidad del mapa de flujo de valor VSM en procesos administrativos (ver tema de lean banking
https://qtclean.forosactivos.net/t63-lean-banking-aplicacion-de-vsm-en-cola-de-espera-de-bancos
permitirá desarrollar todos los proyectos de lean office y obtener resultados proporcionales en ahorros en la administración.
Existe una gran debilidad en las personas en general aprendiendo lean ya que la mayoría de los manuales y libros tratan de entornos de producción en su sentido de fabricación, y poco, casi nada de su aplicación en procesos administrativos lo que llamamos lean office. La debilidad es en el poder de relacionar conceptos de manufactura esbelta a conceptos de oficina esbelta. Para remediar a esta incomprensión el primer paso es de poder relacionar los 8 desperdicios de la manufactura a sus respectivos aspectos e impactos en el entorno administrativo.
Aquí una guía que podrán ir completando con el entendimiento de que se busca en lean office.
1- Defectos: errores de digitacion, errores de precio, archivos o registros perdidos, información incorrecta en un documento, virus en un archivo electrónico, archivo electrónico corrupto (no abre) et
2- Sobreproducción: impresión de papel (informes) antes de su fecha requerida, informes que nadie lee (no le importan, pero usted lo envía), copia de correos electrónicos a un listado grande sin necesidad, Correos muy largos con un tema sencillo, enviar correo a la persona sentada al lado, fotocopias extras, etc.
3- Espera: downtime (no disponibilidad) del sistema de computo, tiempo de repuesta del ordenador, tiempo de contesta de llamadas telefónicas, espera por aprobación de documentos, espera por instrucciones, interrupciones en el trabajo independientemente de su origen y razon, etc.
4- sobre procesamiento: redigitacion de datos, Múltiples niveles de revisión de un documento, múltiple firmas en documento no financieros,
5- inventario: suministros de oficina, exceso de archivos guardados en la computadora (archivos que no abren casi nunca y que no hay que tener por ley), el mismo informe impreso y electrónico, software no necesario en este puesto organizacional, periodo de retención de documento obsoleto, etc.
6- movimiento: fax, fotocopiadora e impresora ubicada lejo del puesto de trabajo, sistema de archivo físico inefectivo, pobre clasificación e organización (pobre 5s)
7- transporte: exceso de anexos en los correos electrónicos, layout pobre de la oficina, mensajería interna,
8- potencial humano subutilizado: falta de delegación y/o empoderamiento, personal en puestos equivocados (mala selección y reclutamiento), carencia de aplicaciones de negocios (business tools), carencia de promociones organizacionales, etc.
Un buen entendimiento de los desperdicios administrativos y de la aplicabilidad del mapa de flujo de valor VSM en procesos administrativos (ver tema de lean banking
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